Monitoring w pracy – jego granice i legalność

Pracodawca, który zechce sprawdzić pracowników, czy wykonują swoje obowiązki służbowe może sięgnąć po różne dostępne do tego celu metody, np.: sprawdzić ich pocztę elektroniczną, wykaz rozmów w telefonie służbowym bądź zamontować kamery w miejscu pracy. Jaka jest jednak granica tych działań i czy wszystkie są legalne?

Nic dziwnego, że monitoring w pracy budzi wiele kontrowersji wśród pracowników, stałe kontrolowanie może powodować dyskomfort i uzasadnione wątpliwości wobec jego legalności. Warto zgłębić ten temat, aby dowiedzieć się, na ile pracodawca może sobie pozwolić w tej kwestii.

Dla przedsiębiorców z kolei takie formy kontroli pracowników mają pewne zalety. Dzięki nim zatrudniający wiedzą, co dzieje się w firmie podczas ich nieobecności i czy pracownicy rzeczywiście pracują. Monitoring służy też ochronie mienia przed ewentualnymi kradzieżami czy uszkodzeniami sprzętu firmowego.

Pracodawca może zmonitorować pracownika w miejscu pracy poprzez:

• sprawdzenie jego poczty elektronicznej.

• analizę przeglądanych przez niego stron internetowych.

• weryfikację billingów z telefonu służbowego.

• rejestrację miejsca jego pobytu za pośrednictwem nadajnika GPS, w sytuacji, gdy korzysta z telefonu służbowego lub porusza się samochodem firmowym poza miejscem zatrudnienia. (Zakazana jest jednak lokalizacja pracownika, który skończył już pracę, gdyż narusza to jego prawo do prywatności).

• nagrywanie obrazu

• stosowanie coraz popularniejszej technologii identyfikacji radiowej (RFID), która umożliwia. identyfikację oraz lokalizację pracownika poprzez karty z wbudowanych chipem, które umieszcza się np.: w dokumentach, ubraniach, samochodach itd. Istnieją również przypadki wszczepiania biochipów pod skórę.

Kamery w miejscu pracy

Zgodnie z art. 22 Kodeksu pracy pracodawca może zamontować w swojej firmie monitoring, tylko, w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji bądź zachowania tajemnicy informacji.

Pracodawca, który zdecyduje się na montaż kamer w swojej firmie ma obowiązek poinformować o tym fakcie pracowników, nie później niż 2 tygodnie przed ich uruchomieniem. Brak informacji o rejestracji obrazu za pośrednictwem kamer w firmie może skutkować konsekwencjami prawnymi wobec pracodawcy. W takiej sytuacji poszkodowani mogą dochodzić swoich praw na drodze sądowej.

Forma powiadomienia o montażu monitoringu jest dowolna i zależy od sposobu komunikowania się z zatrudnionymi: informacja może zostać wprowadzona do regulaminu pracy lub innych wewnętrznych regulacji, pracodawca może ją również rozesłać pracownikom e-mailem, zamieścić w intranecie albo na tablicy ogłoszeń.

Pracownik nie musi wyrazić zgody na monitoring w miejscu pracy, jeżeli decyzja ta jest uzasadniona przez pracodawcę konkretnymi przesłankami. Pomieszczenia i teren monitorowany powinien być oznaczony w sposób jasny i widoczny nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem kamer.

Zazwyczaj monitoring w miejscu pracy może obejmować jedynie rejestrację obrazu, nie wolno jednocześnie nagrywać dźwięku. Są jednak pewne wyjątki od tej zasady np.: gdy chodzi o monitorowanie rozmów pracowników call center z klientami. Nieodpuszczalne jest natomiast podsłuchiwanie rozmów prywatnych pracowników, które prowadzone są przez telefony służbowe jednak za wcześniejszym przyzwoleniem pracodawcy.

Kodeks pracy nie wskazuje, w jakich dokładnie miejscach pracodawca może założyć monitoring. Wiemy jednak, gdzie monitoring nie może być zamontowany – w miejscach w których pracownicy mają prawo do prywatności, tj. w toaletach, przebieralniach, szatniach, stołówkach czy palarniach. Kamery powinny być instalowane w miejscach widocznych, w wyjątkowych sytuacjach np. ze względów bezpieczeństwa dopuszczalne jest umieszczenie ich przy biurku pracownika (np. w bankach).

Jeżeli pracodawca bez uzasadnienia zacznie monitorować jedynie wybranych pracowników lub też monitoring będzie stanowił dla któregoś z nich ewidentną formę kontroli, to zatrudniający musi liczyć się z prawdopodobieństwem zarzutów o dyskryminację lub mobbing w pracy. Pracownik, który czuje się prześladowany przez pracodawcę z powodu nadmiernej kontroli, ma prawo, dochodzić od niego odszkodowania w minimalnej wysokości najniższego wynagrodzenia za pracę.

Nagrania obrazu powinny być przechowywane 3 miesiące od dnia rejestracji. Po upływie tego czasu uzyskane nagrania muszą zostać zniszczone (o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej). Ponadto materiał powinien zostać zabezpieczony w taki sposób, by dostęp do niego posiadały jedynie uprawnione do tego osoby.

Monitoring poczty

Pracodawca ma możliwość także zmonitorować pocztę elektroniczną swojego pracownika, może to zrobić, gdy zechce sprawdzić, czy pracownik wypełnia swoje obowiązki zawodowe, a więc czy np. nie załatwia prywatnych spraw w czasie przeznaczonym na pracę. Poprzez monitoring poczty pracodawca może dowiedzieć się także, czy pracownik nie otrzymuje zbyt wielu zadań do wykonania, w wyniku czego nie jest w stanie im sprostać.

Zatrudniający może również zmonitorować pocztę pracownika w celu zapewnienia właściwego użytkowania udostępnionych mu narzędzi pracy, czyli sprawdzić, czy nie wykorzystuje on sprzętu służbowego do celów prywatnych. Przeprowadzony przez niego monitoring poczty nie może jednak naruszać prywatności ani dóbr osobistych zatrudnionego.