Stażysta/praktykant - jak przygotować się do współpracy?

W momencie, kiedy to firmy trafia praktykant lub stażysta, wielu pracowników odczuwa ulgę na myśl o odciążeniu od pewnych obowiązków. Staże i praktyki to z kolei dla studentów doskonała szansa na zdobycie pierwszego doświadczenia, umiejętności oraz poznanie specyfiki pracy na konkretnych stanowiskach. Co istotne, obecnie studenci bardzo poważnie podchodzą do praktyk i staży, a ich rola już dawno przestała wiązać się z segregowaniem dokumentów czy parzenia kawy. Jak się przygotować do pracy ze stażystą? W jaki sposób przekazać mu wiedzę, by z praktyk wyniósł jak najwięcej i aby mógł w przyszłości stać się pełnoprawnym współpracownikiem?

Staż - czas, start!

Kiedy dostaniesz informację o przyjęciu praktykanta, powinieneś przygotować siebie oraz zespół na przyjęcie dodatkowych rąk do pracy. Musisz być też przygotowany na różne scenariusze. Być może trafi się osoba nieśmiała, która będzie wymagać więcej uwagi, a być może pod Twoje skrzydła trafi się otwarta i komunikatywna osoba, która będzie potrzebowała zaledwie kilku godzin na wdrożenie się do pracy. Od czego w ogóle zacząć?

Przede wszystkim rozplanuj pracę tak by i stażysta miał swoje obowiązki. Po oprowadzeniu po firmie, zaznajomieniu z działami i przedstawieniu stażysty pozostałym pracownikom, od razu przystąpcie do działania. Opowiedz, kto czym się zajmuje i z kim praktykant będzie współpracował pod Twoim nadzorem. Jeśli w firmie obowiązuje dress code, nie zapomnij o tym wspomnieć. Dzięki temu student poczuje się pełnoprawnym członkiem zespołu i będzie bardziej zmotywowany do pracy. Opowiedz, o tym, kiedy są przerwy, jakie sprzęty kuchenne są do dyspozycji oraz z jakimi urządzeniami biurowymi stażysta będzie miał do czynienia.

Plan stażu

Nie jesteś specjalistą w zakresie szkoleń? Nie przejmuj się tym. Ważne, żebyś wcześniej wybrał funkcje i zadania, którymi stażysta zajmie się w czasie swoich praktyk. Przedstaw mu je i zrób odpowiednie szkolenie. W przypadku, kiedy Twoja praca wymaga korzystania ze specjalistycznych aplikacji czy oprogramowania, pokaż stażyście jak z nich korzystać i jakie funkcje są istotne. Jeśli praktykant będzie "wędrował" między działami, poinformuj o specyfice pracy każdego z nich i ich roli w funkcjonowaniu całej firmy.

Kluczem do sukcesu mentora jest takie zaplanowanie pracy, by stażysta każdego dnia zdobywał kolejne umiejętności, oraz by praca stanowiła dla niego swego rodzaju wyzwanie. Unikaj przydzielania tych samych zadań, ale też nie szalej ze zbyt dużą różnorodnością obowiązków. Chodzi tu przede wszystkim, żeby praktykanta czegoś dobrze nauczyć, a nie doprowadzić do sytuacji, kiedy będzie robił różne rzeczy i żadnej nie opanuje w wystarczającym stopniu. Mając na myśli różnorodność zadań, mamy tu na myśli przede wszystkim balans między papierkową robotą a możliwością uczestniczenia w naprawdę ciekawych projektach. Kiedy już ustalicie zakres obowiązków oraz czas, w jakim będą wykonywane, określ praktykantowi w jaki sposób i z jaką częstotliwością będziecie rozmawiać o jego postępach.

Dynamika pracy - chwal, ale też upominaj

Osoby szkolące stażystów i praktykantów często przyjmują postawę dobrego opiekuna, który zawsze czuwa nad swoimi podopiecznymi. Musisz uważać, by nie wpaść w tę pułapkę. To, że student jest młodszy, nie znaczy, że jest nieporadny i wymaga nieustannej opieki. Daj mu luz. Jeśli popełni błąd, poinformuj go o tym. Opisz co zrobił nie tak i jak powinien to zadanie wykonać prawidłowo. Słuchaj, co mówi stażysta. Jeśli zauważysz w nim potencjał, pozwól się rozwijać w danym kierunku. Nie musisz trzymać się sztywnych ram oraz listy obowiązków, jakie ustaliliście.

Kiedy firma składa się z wielu działów lub pracowników, sytuacje konfliktowe są praktyczni nieuniknione. Stażysta z pewnością zauważy, gdzie są problemy lub kto kogo darzy mniejszą lub większą sympatią. Pokazanie mu problemów nie jest niczym niewłaściwym, ale w takich sytuacjach należy praktykantowi pokazać, jak te konflikty zażegnać. Jak się komunikować, jak i kiedy być asertywnym i w jakie działania podjąć, by doszło do porozumienia.

Każdy, kto szkoli praktykanta występuje przed nim w roli specjalisty oraz pewnego rodzaju wizytówki firmy. Jako mentor powinieneś unikać udzielania poufnych informacji oraz wygłaszania negatywnych opinii na jakikolwiek temat. Ważne, by wszystkie informacje przekazywać w sposób naturalny, bez faworyzowania konkretnych pracowników.

Kiedy minie wyznaczony termin stażu lub praktyk, powinieneś przygotować wszystkie dokumenty, jakie są potrzebne studentowi. Na jego prośbę możesz też wystawić odpowiednie zaświadczenie lub opinię. Warto także przeprowadzić ze stażystą rozmowę podsumowującą jego pobyt w firmie. Zastanów się, co zrobił dobrze, a nad czym powinien jeszcze popracować. Możesz także zasugerować kierunek lub kolejne praktyki, które pozwolą doszlifować swoje umiejętności. Podziękuj praktykantowi i życz powodzenia. To poświadczy Twój profesjonalizm i zmotywuje go do rozwijania swojej ścieżki kariery.